Hakikinya, langkah dalam manajemen hanya terdiri dari 3, yaitu merencanakan, melaksanakan dan mengontrol kegiatan. Disebabkan manajemen itu sendiri merupakan sebuah proses ilmiah, maka tentu terdapat langkah-langkah yang lebih luas, yang ditempuh membangun sebuah proses sistematis dan terkendali.
Gorton, (dalam Ibrahim Bafadal, 2009:39) memberikan rincian yang cukup detail mengenai beberapa langkah untuk mencapai tujuan dalam manajemen, sebagai berikut :
- Identifikasi masalah
- Diagnosis masalah
- Penetapan tujuan
- Pembuatan keputusan
- Perencanaan
- Pengorganisasian
- Pengkoordinasian
- Pendelegasian
- Penginisiasian
- Pengkomunikasian
- Kerja dengan kelompok-kelompok,
- Penilaian
Keduabelas langkah tersebut sebagai alur prosedur yang berkedudukan “harus dilaksanakan” untuk memperoleh tujuan dan cita-cita, baik pribadi maupun organisasi. Penjabaran ini memaparkan lebih luas berbagai bagian atau fase-fase kegiatan yang harus dilakukan, baik skala lokal maupun nasional.
Sebuah manajemen dituntut mampu meingidentifikasi masalah, menampungnya, lantas meruntut sebab akibatnya, manganalisis, dan mendapatkan kesimpulan tentang berbagai hal mengenainya. Konklusi tersebut penuh makna dan dibubuhkan sebagai bahan memupuk pengambilan keputusan berikutnya.
Tujuan dirumuskan sesuai dengan visi pendiri organisasi atau disesuaikan dengan kesepakatan seluruh sumber daya yang ada, dan dibentuklah garis-garis besar haluan organisasi, sehingga sebelum adanya pengorganisasian manusia, skema kerja sudah terprogram dengan lugas, jelas dan tanpa bias.
Pendapat lebih ringkas disampaikan oleh Seckler (dalam, B.Suyosubroto, 201 0:9-1 0), memberikan gambaran tentang langkah-langkah dalam manajemen, yaitu :
- Proses perumusan dan perumusan kembali pokok kebijakan umum
- Proses pemberian, pembagian, dan penggunaan wewenang
- Proses perencanaan
- Proses pengorganisasian
- Proses penganggaran
- Proses kepegawaian
- Proses pelaksanaan
- Proses pelaporan
- Proses pengerahan, pembimbingan dan pengendalian.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2008:81 0), “langkah” diartikan sebagai perbuatan, sikap ataupun tindakan. Sehingga, antara pemahaman terhadap “langkah-langkah” manajemen dan “tindakan” dalam manajemen dapat difahami ke dalam satu pengertian, sehingga membahas langkah-langkah manajemen tidak berbeda dengan membahas tindakan-tindakan yang mesti dilakukan dalam proses manajemen. Sedangkan tindakan itu sendiri, membentuk sebuah fungsi atau pekerjaan yang dilakukan. Oleh karena itu, antara langkah, fase, tindakan, dan fungsi memiliki status pengertian serupa dalam manajemen. Maka dari sudut manajemen, sebagaimana Kamus Besar Bahasa Indonesia (2008:420) mendefinisikan fungsi sebagai pekerjaan yang dilakukan, maka ternyata langkah-langkah manajemen memiliki makna yang sama dengan fungsi-fungsi dalam manajemen, sehingga dilihat pada beberapa pendapat para pakar, perinciannya memang hampir sama.
Stoner AF (dalam Eti Rochaety, dkk, 201 0:5) menguraikan proses manajemen berupa perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), kepemimpinan (leading), dan pengawasan (controlling) antar anggota organisasi dengan menggunakan seluruh sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.
Memperhatikan pengerian manajemen dan beberapa uraian tentang langkah-langkah manajemen di atas, maka ditarik pengertian dasar bahwa langkah atau fungsi pokok manajemen meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, dan pengawasan.
Keempat fungsi pokok menurut Eti Rochaety di atas , dijabarkan ke dalam berbagai bentuk kegiatan manajemen yang bersifat “wajib ada” dan harus dilakukan.
Berikut ini penjelasan menyangkut perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, dan pengawasan, yaitu:
1 . Perencanaan berarti suatu proses persiapan dengan menyediakan berbagai perangkat, dilaksanakan di masa akan datang.
Perencanaan tetap mempertimbangkan segala sarana dan ketersediaan peralatan pendukung kegiatan selanjutnya. Dalam perencanaan ini harus diuraikan tentang ketersediaan dana, peralatan, dan prediksi kemungkinan hambatan yang akan dihadapi dan cara menyelesaikannya.
Achmad Slamet (2007:9) merincikan beberapa tahap proses perencanaan, sebagai berikut :
- Menetapkan tujuan.
- Merumuskan keadaan saat ini.
- Mengidentifikasi segala peluang dan hambatan
- Mengembangkan rencana kegiatan dalam pencapaian tujuan.
Berpijak pada uraian di atas, dapat dibuat sebuah rangkaian proses perencanaan :
1 ) Menetapkan tujuan sebagai akhir kegiatan akhir kegiatan
2) Menyusun kondisi saat ini dengan lugas, logis, terukur dan akurat
3) Mengumpulkan bahan pertimbangan sebagai dasar merumuskan konten perencanaan.
4) Memaparkan gambaran segala peluang yang ada
5) Memaparkan gambaran hambatan yang sudah dihadapi di masa lalu, yang mungkin dihadapi di masa depan
6) Mengidentifikasi bagian-bagiannya yang akan bisa diselesaikan dan tidak akan bisa diselesaikan di masa depan.
7) Menyusun rencana kegiatan dengan terurut dan sistematis.
8) Menghimpun rencana pelaku kegiatan
9) Menyusun perencanaan pada proses pengorganisasian
10) Menyusun rencana proses pengarahan
11 ) Menyusun rencana proses pengkoordinasasian
12) Menyusun rencana proses pengawasan.
13) Menyusun seluruh jenis pekerjaan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan
14) Mengelompokkan bagian atau jabatan kerja sebagai bagian dari koordinasi manajemen
15) Menentukan bagian kerja yang bisa atau tidak bisa dikelompokkan dalam satu jabatan tertentu
16) Menyusun jenis pekerjaan secara jelas, gamblang, dan dengan alur kerja yang mudah difahami oleh pelaku
17) Menyusun panduan kerja yang dijadikan pedoman bersama
18) Membuat peraturan-peraturan pelaksanaan kerja
19) Menyusun reward ketaatan kerja
20) Menyusun sanksi pelanggaran aturan
21 ) Menyusun kerangka target pekerjaan yang harus dicapai setiap jabatan
22) Merumuskan standar yang menjadi patokan bentuk kegiatan
23) Menentukan tolok ukur tingkat kegiatan.
Dalam tahap ini diwujudkan adanya pengkategorian sebuah tingkatan kinerja staff Dalam fase perencanaan ini, sudah terakumulasi seluruh kejadian dan “kenyataan” yang terjadi, terurut, sistematis, dan lengkap sampai kepada pencapaian tujuan, evaluasi organisai dan pelaksanaan perencanaan kembali. Sudah tergambar siklus manajemen hingga pada batu pertama melangkah kembali.
- Pengorganisasian berarti upaya kerjasama melibatkan banyak orang yang berkompeten dalam bidangnya untuk mencapai tujuan. Pengorganisasian akan membawa anggota memahami tupoksinya masingmasing. Achmad Slamet (2007:1 1 ) menjelaskan beberapa tahap yang dllalui pada proses pengorganisasian :
- Perincian semua pekerjaan yang harus dilaksanakan setiap individu dalam mencapai tujuan organisasi
- Pembagian beban pekerjaan.
- Pengadaan dan pengembangan mekanisme kerja.
Penjelasan di atas dapat dijabarkan dengan lebih terinci, sebagai berikut :
1 ). Merekapitulasi pelaku yang mampu dan tidak mampu berkualifikasi memiliki jabatan tertentu
2) Sosialisasi tujuan dan dituangkan dengan jelas dan difahami oleh seluruh pelaku
3) Pembagian tanggungjawab kerja
4) Dalam bagian ini bisa diadakan pembukaan lowongan pekerjaan pada jabatan tertentu yang dibutuhkan
- Pengarahan berarti suatu tindakan yang dilakukan oleh pimpinan dalam kumpulan manusia yang sedang berorganisasi atau sedang bekerjasama dalam manajemen. Inti pengarahan ialah untuk memberikan penjelasan tentang semua pekerjaan yang harus diselesaikan pelaku.
Dijelaskan juga tentang reward, sanksi, dan konsekuensi sistemik yang akan diterima seandainya terjadi penyelewengan kerja.
Oleh karena itu, maka pengarahan memiliki beberapa langkah sebagai berikut :
- Pengenalan atau orientasi pekerjaan kepada staff sehingga pekerjaan bisa efektif dan efisien.
- Perintah untuk mengerjakan dan menyelesaikan dengan baik dan tuntas
- Penjelasan tentang sanksi dan konsekuensi kerja
- Pengerahan sumber daya manusia
- Peneguhan komitmen bersama
- Penegasan loyalitas terhadap organisasi
- Penyadaran akan eksistensi organisasi
- Simulasi kerja
- Simulasi kompetensi sumber daya manusia
- Pengukuhan sebagai sumber daya manusia dalam organisasi
Sebenarnya fungsi pengarahan ini bisa dilaksanakan dalam fase pengorganisasian. Pengorganisasian memiliki juga fungsi pengarahan.
- Pengkoordinasian berarti tindakan pimpinan dalam organisasi untuk mengatur, menyatukan dan menselaraskan kepentingan yang ada dan terjadi dalam proses kerjasama antara anggota. Dengan demikian dalam kordinasi ini terjadi interaksi antara pimpinan dan anggotanya.
Pimpinan memiliki informasi yang harus dikomunikasikan kepada anggota, anggota memiliki informasi yang harus disampaikan kepada pimpinannya.
Serta alur pindah informasi secara horizontal. Kerangka koordinasi ini, dapat dirumuskan beberapa hal sebagai berikut :
- Menyatukan berbagai perbedaan latar belakang kehidupan staff ke dalam satu tujuan bersama. Langkah ini ada yang tidak dilaksanakan oleh manajer, sehingga banyak sumber daya manusia yang akhirnya memaku diri pada keegoan dan kesektariannya di hadapan elemen lain dalam organisasi. b. Menjadikan tujuan bersama sebagai modal meningkatkan kesatuan emosi seluruh staff
- Menyelesaikan jika ada permasalahan antar pelaku
- Membentuk dan memelihara keharmonisan bersama seluruh staff
- Saling membagi informasi antar staff
- Menyerap informasi dari luar organisasi untuk dibagikan kepada staff
- Penyerapan berbagai permasalahan dalam pelaksanaan
- Penyajian dan penerapan tindakan untuk menyelesaian masalah kerja
- Pengawasan berarti upaya pimpinan untuk mendeteksi, memantau dan mengetahui sedini mungkin mengenai pelaksanaan kegiatan.
Achmad Slamet (2007:1 4), merincikan beberapa tahap pengawasan, sebagai berikut :
- Penetapan standar kegiatan
- Menentukan parameter kegiatan
- Pengukuran pelaksanaan kegiatan
- Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar
- Analisis penyimpangan
- Pengambilan tindakan korektif jika diperlukan
Penulis lebih cenderung langkah menentukan parameter kegiatan seharusnya ada di dalam perencanaan, sebab parameter kegiatan bersifat tetap selama kegiatan berlangsung. Jika diadakan pada saat pengawasan, maka organisasi bergerak tanpa pedoman parameter kegiatan yang jelas, dan ini akan menjadikan organisasi bergerak tanpa ikatan terhadap misi organisasi.
Pada tahap pengawasan lebih tepat disebut “kondisi” pelaksanaan kegiatan. Dari batasan di atas, dapat disusun bidang kerja pengawasan, yaitu :
- Observasi kondisi pelaksanaan kegiatan
- Mengadakan proses evaluasi kerja atau tingkat kegiatan
- Membandingkan pelaksanaan di lapangan dengan standar yang seharusnya dicapai.
- Menyimpulkan berbagai penyimpangan yang terjadi
- Mengadakan pencerahan tentang jenis pekerjaan dan pembetulan yang mungkin bisa dilakukan jika ada penyimpangan
- Laporan kegiatan setiap jabatan
- Pembuatan pelaporan seluruh kegiatan menjadi pertanggungjawaban kepada manajer.
- Menyusun kembali draf rencana yang akan diajukan untuk menjadi bahan perumusan perencanaan jika memang ada siklus lanjutan.
- Merangkai hasil pengamatan terhadap setiap jabatan
- Pengawasan bisa dilakukan secara langsung atau melalui petugas mediator
Dalam proses pengawasan ini, terjadi juga kegiatan evaluasi atau penilaian bagi setiap kinerja dalam jabatan. Hasil akhir dari evaluasi ini dijadikan sebagai bahan untuk perbaikan pada siklus manajemen berikutnya.
Tujuan manajemen
Prinsip dasarnya, bahwa tidak ada perusahaan atau lembaga, sebesar apapun akan membiarkan segala aset dan cita-citanya kandas di tengah jalan. Sekaya apapun, pasti ada perhitungan pengeluaran keuangannya. Sehebat apapun, pasti akan terus berupaya mencapai harapannya dengan kegiatan sefektif mungkin dapat dilaksanakan, tanpa lebih banyak menyita waktu dan sumber daya yang ada.
Zulkifli Amsyah (2005:3) memaparkan manajemen sebagai prosedur pelaksanaan fungsi-fungsi unit-unit dalam organisasi untuk merencanakan, menganggarkan, mengorganisasikan, mengarahkan, melaksanakan, mengawasi dan mengevaluasi pekerjaan unit masing-masing untuk mencapai tujuan keseluruhan organisasi secara efektif dan efisien. Sebagaimana beberapa pengertian manajemen di atas, maka di sinilah tujuan manajemen, yaitu agar tercipta suatu proses yang terkelola dengan baik dan tepat, mencapai tujuan organisasi dengan efektif dan efisien.
Efektif diartikan tujuan tercapai secara tepat sasaran.
Efisien diartikan sebagai pengendalian biaya kegiatan, sehingga dengan biaya yang serendah-rendahnya, bisa mencapai cita-cita organisasi setinggitingginya.
Penulis lebih condong berpendapat bahwa tujuan manajemen ialah agar seluruh rangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan itu direncanakan, diorganisasikan, diarahkan, dikoordinasikan, dan diawasi.
Sumber :
Buku Manajemen Pendidikan – Penulis : Muhibbuddin Abdulmuid
Sumber gambar : http://rocketmanajemen.com
