Langkah atau fungsi dan Tujuan Manajemen   

 Hakikinya, langkah dalam manajemen hanya terdiri dari 3, yaitu  merencanakan, melaksanakan dan mengontrol kegiatan. Disebabkan  manajemen itu sendiri merupakan sebuah proses ilmiah, maka tentu  terdapat langkah-langkah yang lebih luas, yang ditempuh membangun  sebuah proses sistematis dan terkendali.

Gorton, (dalam Ibrahim Bafadal, 2009:39) memberikan rincian yang  cukup detail mengenai beberapa langkah untuk mencapai tujuan dalam  manajemen, sebagai berikut :

1. Identifikasi masalah
2. Diagnosis masalah
3. Penetapan tujuan
4. Pembuatan keputusan
5. Perencanaan
6. Pengorganisasian
7. Pengkoordinasian
8. Pendelegasian
9. Penginisiasian
10. Pengkomunikasian
11. Kerja dengan kelompok-kelompok,
12. Penilaian

Keduabelas langkah tersebut sebagai alur prosedur yang  berkedudukan “harus dilaksanakan” untuk memperoleh tujuan dan cita-cita,  baik pribadi maupun organisasi. Penjabaran ini memaparkan lebih  luas berbagai bagian atau fase-fase kegiatan yang harus dilakukan, baik  skala lokal maupun nasional.

Sebuah manajemen dituntut mampu meingidentifikasi masalah,  menampungnya, lantas meruntut sebab akibatnya, manganalisis, dan  mendapatkan kesimpulan tentang berbagai hal mengenainya. Konklusi  tersebut penuh makna dan dibubuhkan sebagai bahan memupuk  pengambilan keputusan berikutnya.

Tujuan dirumuskan sesuai dengan visi  pendiri organisasi atau disesuaikan dengan kesepakatan seluruh sumber  daya yang ada, dan dibentuklah garis-garis besar haluan organisasi,  sehingga sebelum adanya pengorganisasian manusia, skema kerja sudah  terprogram dengan lugas, jelas dan tanpa bias.

Pendapat lebih ringkas  disampaikan oleh Seckler (dalam, B.Suyosubroto, 201 0:9-1 0), memberikan gambaran tentang langkah-langkah dalam manajemen, yaitu :

1. Proses perumusan dan perumusan kembali pokok kebijakan umum
2. Proses pemberian, pembagian, dan penggunaan wewenang
3. Proses perencanaan
4. Proses pengorganisasian
5. Proses penganggaran
6. Proses kepegawaian
7. Proses pelaksanaan
8. Proses pelaporan
9. Proses pengerahan, pembimbingan dan pengendalian.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2008:81 0), “langkah” diartikan  sebagai perbuatan, sikap ataupun tindakan. Sehingga, antara pemahaman  terhadap “langkah-langkah” manajemen dan “tindakan” dalam manajemen  dapat difahami ke dalam satu pengertian, sehingga membahas langkah-langkah  manajemen tidak berbeda dengan membahas tindakan-tindakan  yang mesti dilakukan dalam proses manajemen. Sedangkan tindakan itu  sendiri, membentuk sebuah fungsi atau pekerjaan yang dilakukan. Oleh  karena itu, antara langkah, fase, tindakan, dan fungsi memiliki status  pengertian serupa dalam manajemen. Maka dari sudut manajemen,  sebagaimana Kamus Besar Bahasa Indonesia (2008:420) mendefinisikan  fungsi sebagai pekerjaan yang dilakukan, maka ternyata langkah-langkah  manajemen memiliki makna yang sama dengan fungsi-fungsi dalam  manajemen, sehingga dilihat pada beberapa pendapat para pakar,  perinciannya memang hampir sama.

Stoner AF (dalam Eti Rochaety, dkk, 201 0:5) menguraikan proses  manajemen berupa perencanaan (planning), pengorganisasian  (organizing), kepemimpinan (leading), dan pengawasan (controlling) antar  anggota organisasi dengan menggunakan seluruh sumber daya organisasi  untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.

Memperhatikan pengerian manajemen dan beberapa uraian tentang  langkah-langkah manajemen di atas, maka ditarik pengertian dasar bahwa  langkah atau fungsi pokok manajemen meliputi perencanaan,  pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, dan pengawasan. 

Keempat fungsi pokok menurut Eti Rochaety di atas , dijabarkan ke  dalam berbagai bentuk kegiatan manajemen yang bersifat “wajib ada” dan  harus dilakukan.

Berikut ini penjelasan menyangkut perencanaan, pengorganisasian,  pengarahan, pengkoordinasian, dan pengawasan, yaitu:

1 . Perencanaan berarti suatu proses persiapan dengan menyediakan  berbagai perangkat, dilaksanakan di masa akan datang.

Perencanaan tetap  mempertimbangkan segala sarana dan ketersediaan peralatan pendukung  kegiatan selanjutnya. Dalam perencanaan ini harus diuraikan tentang  ketersediaan dana, peralatan, dan prediksi kemungkinan hambatan yang  akan dihadapi dan cara menyelesaikannya.

Achmad Slamet (2007:9)  merincikan beberapa tahap proses perencanaan, sebagai berikut :

1. Menetapkan tujuan.
2. Merumuskan keadaan saat ini.
3. Mengidentifikasi segala peluang dan hambatan
4. Mengembangkan rencana kegiatan dalam pencapaian tujuan.

Berpijak pada uraian di atas, dapat dibuat sebuah rangkaian proses  perencanaan :

1 ) Menetapkan tujuan sebagai akhir kegiatan akhir kegiatan 

2) Menyusun kondisi saat ini dengan lugas, logis, terukur dan akurat 

3) Mengumpulkan bahan pertimbangan sebagai dasar merumuskan  konten perencanaan. 

4) Memaparkan gambaran segala peluang yang ada 

5) Memaparkan gambaran hambatan yang sudah dihadapi di masa  lalu, yang mungkin dihadapi di masa depan 

6) Mengidentifikasi bagian-bagiannya yang akan bisa diselesaikan dan  tidak akan bisa diselesaikan di masa depan. 

7) Menyusun rencana kegiatan dengan terurut dan sistematis. 

8) Menghimpun rencana pelaku kegiatan 

9) Menyusun perencanaan pada proses pengorganisasian 

10) Menyusun rencana proses pengarahan 

11 ) Menyusun rencana proses pengkoordinasasian 

12) Menyusun rencana proses pengawasan. 

13) Menyusun seluruh jenis pekerjaan yang dibutuhkan untuk  mencapai tujuan 

14) Mengelompokkan bagian atau jabatan kerja sebagai bagian dari  koordinasi manajemen 

15) Menentukan bagian kerja yang bisa atau tidak bisa dikelompokkan dalam satu jabatan tertentu 

16) Menyusun jenis pekerjaan secara jelas, gamblang, dan dengan alur  kerja yang mudah difahami oleh pelaku 

17) Menyusun panduan kerja yang dijadikan pedoman bersama 

18) Membuat peraturan-peraturan pelaksanaan kerja 

19) Menyusun reward ketaatan kerja 

20) Menyusun sanksi pelanggaran aturan 

21 ) Menyusun kerangka target pekerjaan yang harus dicapai setiap  jabatan 

22) Merumuskan standar yang menjadi patokan bentuk kegiatan 

23) Menentukan tolok ukur tingkat kegiatan.

Dalam tahap ini  diwujudkan adanya pengkategorian sebuah tingkatan kinerja staff  Dalam fase perencanaan ini, sudah terakumulasi seluruh kejadian dan  “kenyataan” yang terjadi, terurut, sistematis, dan lengkap sampai kepada  pencapaian tujuan, evaluasi organisai dan pelaksanaan perencanaan  kembali. Sudah tergambar siklus manajemen hingga pada batu pertama  melangkah kembali.

2. Pengorganisasian berarti upaya kerjasama melibatkan banyak orang yang berkompeten dalam bidangnya untuk mencapai tujuan. Pengorganisasian akan membawa anggota memahami tupoksinya masingmasing.  Achmad Slamet (2007:1 1 ) menjelaskan beberapa tahap yang  dllalui pada proses pengorganisasian :

• Perincian semua pekerjaan yang harus dilaksanakan setiap individu dalam mencapai tujuan organisasi
• Pembagian beban pekerjaan.
• Pengadaan dan pengembangan mekanisme kerja.

Penjelasan di atas dapat dijabarkan dengan lebih terinci, sebagai  berikut :

1 ). Merekapitulasi pelaku yang mampu dan tidak mampu  berkualifikasi memiliki jabatan tertentu

2) Sosialisasi tujuan dan dituangkan dengan jelas dan difahami oleh  seluruh pelaku

3) Pembagian tanggungjawab kerja

4) Dalam bagian ini bisa diadakan pembukaan lowongan pekerjaan  pada jabatan tertentu yang dibutuhkan

3. Pengarahan berarti suatu tindakan yang dilakukan oleh pimpinan dalam kumpulan manusia yang sedang berorganisasi atau sedang bekerjasama dalam manajemen.  Inti pengarahan ialah untuk memberikan penjelasan tentang semua  pekerjaan yang harus diselesaikan pelaku.

Dijelaskan juga tentang reward,  sanksi, dan konsekuensi sistemik yang akan diterima seandainya terjadi  penyelewengan kerja.

Oleh karena itu, maka pengarahan memiliki  beberapa langkah sebagai berikut :

1. Pengenalan atau orientasi pekerjaan kepada staff sehingga pekerjaan bisa efektif dan efisien.
2. Perintah untuk mengerjakan dan menyelesaikan dengan baik dan tuntas
3. Penjelasan tentang sanksi dan konsekuensi kerja
4. Pengerahan sumber daya manusia
5. Peneguhan komitmen bersama
6. Penegasan loyalitas terhadap organisasi
7. Penyadaran akan eksistensi organisasi
8. Simulasi kerja
9. Simulasi kompetensi sumber daya manusia
10. Pengukuhan sebagai sumber daya manusia dalam organisasi

Sebenarnya fungsi pengarahan ini bisa dilaksanakan dalam fase  pengorganisasian. Pengorganisasian memiliki juga fungsi pengarahan.

4. Pengkoordinasian berarti tindakan pimpinan dalam organisasi untuk mengatur, menyatukan dan menselaraskan kepentingan yang ada dan terjadi dalam proses kerjasama antara anggota. Dengan demikian  dalam kordinasi ini terjadi interaksi antara pimpinan dan anggotanya.

Pimpinan memiliki informasi yang harus dikomunikasikan kepada anggota,  anggota memiliki informasi yang harus disampaikan kepada pimpinannya.

Serta alur pindah informasi secara horizontal. Kerangka koordinasi ini,  dapat dirumuskan beberapa hal sebagai berikut :

1. Menyatukan berbagai perbedaan latar belakang kehidupan staff ke dalam satu tujuan bersama. Langkah ini ada yang tidak dilaksanakan oleh manajer, sehingga banyak sumber daya manusia yang akhirnya memaku diri pada keegoan dan kesektariannya di hadapan elemen lain dalam  organisasi.  b. Menjadikan tujuan bersama sebagai modal meningkatkan kesatuan  emosi seluruh staff
2. Menyelesaikan jika ada permasalahan antar pelaku
3. Membentuk dan memelihara keharmonisan bersama seluruh staff
4. Saling membagi informasi antar staff
5. Menyerap informasi dari luar organisasi untuk dibagikan kepada staff
6. Penyerapan berbagai permasalahan dalam pelaksanaan
7. Penyajian dan penerapan tindakan untuk menyelesaian masalah kerja

5. Pengawasan berarti upaya pimpinan untuk mendeteksi, memantau dan mengetahui sedini mungkin mengenai pelaksanaan kegiatan.

Achmad Slamet (2007:1 4), merincikan beberapa tahap pengawasan,  sebagai berikut :

• Penetapan standar kegiatan
• Menentukan parameter kegiatan
• Pengukuran pelaksanaan kegiatan
• Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar
• Analisis penyimpangan
• Pengambilan tindakan korektif jika diperlukan

Penulis lebih cenderung langkah menentukan parameter kegiatan  seharusnya ada di dalam perencanaan, sebab parameter kegiatan bersifat  tetap selama kegiatan berlangsung. Jika diadakan pada saat pengawasan,  maka organisasi bergerak tanpa pedoman parameter kegiatan yang jelas,  dan ini akan menjadikan organisasi bergerak tanpa ikatan terhadap misi  organisasi.

Pada tahap pengawasan lebih tepat disebut “kondisi”  pelaksanaan kegiatan. Dari batasan di atas, dapat disusun bidang kerja  pengawasan, yaitu :

1. Observasi kondisi pelaksanaan kegiatan
2. Mengadakan proses evaluasi kerja atau tingkat kegiatan
3. Membandingkan pelaksanaan di lapangan dengan standar yang seharusnya dicapai.
4. Menyimpulkan berbagai penyimpangan yang terjadi
5. Mengadakan pencerahan tentang jenis pekerjaan dan pembetulan yang mungkin bisa dilakukan jika ada penyimpangan
6. Laporan kegiatan setiap jabatan
7. Pembuatan pelaporan seluruh kegiatan menjadi pertanggungjawaban kepada manajer.
8. Menyusun kembali draf rencana yang akan diajukan untuk menjadi bahan perumusan perencanaan jika memang ada siklus lanjutan.
9. Merangkai hasil pengamatan terhadap setiap jabatan
10. Pengawasan bisa dilakukan secara langsung atau melalui petugas mediator

Dalam proses pengawasan ini, terjadi juga kegiatan evaluasi atau  penilaian bagi setiap kinerja dalam jabatan. Hasil akhir dari evaluasi ini  dijadikan sebagai bahan untuk perbaikan pada siklus manajemen  berikutnya.

Tujuan manajemen 

Prinsip dasarnya, bahwa tidak ada perusahaan atau lembaga, sebesar  apapun akan membiarkan segala aset dan cita-citanya kandas di tengah  jalan. Sekaya apapun, pasti ada perhitungan pengeluaran keuangannya.  Sehebat apapun, pasti akan terus berupaya mencapai harapannya dengan  kegiatan sefektif mungkin dapat dilaksanakan, tanpa lebih banyak menyita  waktu dan sumber daya yang ada.

Zulkifli Amsyah (2005:3) memaparkan  manajemen sebagai prosedur pelaksanaan fungsi-fungsi unit-unit dalam  organisasi untuk merencanakan, menganggarkan, mengorganisasikan,  mengarahkan, melaksanakan, mengawasi dan mengevaluasi pekerjaan  unit masing-masing untuk mencapai tujuan keseluruhan organisasi secara  efektif dan efisien.  Sebagaimana beberapa pengertian manajemen di atas, maka di  sinilah tujuan manajemen, yaitu agar tercipta suatu proses yang terkelola  dengan baik dan tepat, mencapai tujuan organisasi dengan efektif dan  efisien.

Efektif diartikan tujuan tercapai secara tepat sasaran.

Efisien diartikan sebagai pengendalian biaya kegiatan, sehingga dengan biaya  yang serendah-rendahnya, bisa mencapai cita-cita organisasi setinggitingginya.

Penulis lebih condong berpendapat bahwa tujuan manajemen ialah  agar seluruh rangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan itu direncanakan,  diorganisasikan, diarahkan, dikoordinasikan, dan diawasi.

Sumber :
Buku Manajemen Pendidikan – Penulis : Muhibbuddin Abdulmuid

Sumber gambar : http://rocketmanajemen.com